Gộp sổ bảo hiểm xã hội là gì? Hướng dẫn làm thủ tục chi tiết

Người tham gia bảo hiểm xã hội mà có nhiều hơn 1 cuốn sổ bảo hiểm thì cần thực hiện gộp sổ bảo hiểm để tránh bị ảnh hưởng quyền lợi bảo hiểm xã hội. Vậy gộp sổ bảo hiểm xã hội là gì? Thủ tục như nào? Dưới đây là một số thông tin người tham gia BHXH nên biết.

Gộp sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Gộp sổ bảo hiểm xã hội là một thủ tục quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người lao động khi tham gia bảo hiểm xã hội. Theo quy định của luật bảo hiểm xã hội, người lao động có từ hai sổ BHXH trở lên phải gộp lại thành một sổ duy nhất để cơ quan BHXH có thể ghi nhận chính xác quá trình đóng, hưởng BHXH

Sổ bảo hiểm xã hội đóng vai trò quan trọng, dùng để ghi chép lại quá trình tham gia BHXH của người lao động và là căn cứ xét hưởng các chế độ BHXH. Theo quy định của BHXH Việt Nam thì mỗi người tham gia BHXH chỉ được cấp 01 sổ BHXH. Tuy nhiên, trong một số trường hợp người lao động có thể sở hữu nhiều hơn 1 cuốn sổ BHXH. Lúc này người lao động cần gộp tất cả sổ bảo hiểm của mình lại thành 1 cuốn duy nhất. Nếu không người lao động sẽ không được cơ quan BHXH giải quyết các chế độ hưởng BHXH theo quy định.

Căn cứ vào Khoản 4, Điều 46, Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định:

“Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”

Bên cạnh đó, Điều 63, Quyết định 1111/QĐ-BHXH quy định người có 2 sổ BHXH trở lên mà có khoảng thời gian đóng trùng nhau giữa các sổ thì chỉ giữ lại 1 sổ để đóng tiếp. Cơ quan Bảo hiểm sẽ hướng dẫn lựa chọn ưu tiên sổ mà người lao động có lợi hơn như:

Sổ BHXH ở nơi mà người lao động đang làm việc, các sổ đóng ở tỉnh khác sẽ báo giảm trùng.
Giữ lại sổ đang hưởng các chế độ như hưu trí, tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp.
Giữ lại sổ đang hưởng chế độ Bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp 1 lần, chế độ còn lại chưa hưởng.
Giữ lại sổ có mức lương đóng BHXH cao hơn các sổ BHXH còn lại hoặc có thời gian tham gia bảo hiểm lâu hơn hoặc.

Lý do người tham gia có nhiều hơn 1 sổ BHXH

Trường hợp người tham gia có nhiều hơn 1 sổ bảo hiểm xã hội thường xuất phát từ các tình huống sau:

(1) Làm việc tại nhiều nơi khác nhau: Người lao động có thể làm việc tại nhiều đơn vị lao động khác nhau, và mỗi đơn vị này đều cấp một sổ BHXH riêng. Do đó, người lao động sẽ sở hữu nhiều sổ BHXH.

(2) Sử dụng đồng thời nhiều giấy tờ nhân thân: Khi tham gia bảo hiểm xã hội, người lao động thường cần cung cấp các giấy tờ nhân thân như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân. Nếu người lao động sử dụng đồng thời nhiều giấy tờ này khi làm thủ tục tham gia BHXH, có thể dẫn đến việc sở hữu nhiều sổ BHXH.

(3) Thời gian đóng BHXH không trùng nhau: Trong trường hợp người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên và thời gian đóng BHXH không trùng nhau, việc sở hữu nhiều sổ BHXH là khả năng xảy ra.

Để giải quyết tình huống này, người lao động cần thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi và tránh việc đóng trùng BHXH.

*Người lao động có nhiều hơn 1 số BHXH cần thực hiện gộp sổ bảo hiểm theo quy định*

Hướng dẫn làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Người lao động sở hữu nhiều hơn 1 sổ BHXH cần thực hiện việc rà soát đối chiếu thông tin liên quan đến quá trình tham gia bảo hiểm của người mình trên các sổ theo các tiêu chí:

(1) Thông tin cá nhân trên các sổ phải trùng khớp với nhau. Trong trường hợp thông tin sai phải tiến hành điều chỉnh và làm thủ tục gộp sổ, cấp lại sổ BHXH mới.

(2) Kiểm tra kỹ thời gian tham gia BHXH đảm bảo chính xác. Nếu thời gian tham gia BHXH không chính xác thực hiện điều chỉnh sai sót quá trình tham gia BHXH.

(3) Trường hợp hai sổ có thời gian tham gia trùng nhau cần yêu cầu cơ quan BHXH hoàn trả tiền đã đóng thừa, nếu không trùng nhau làm thủ tục gộp sổ.

(4) Nếu tham gia BHXH bắt buộc người lao động cần liên hệ với doanh nghiệp, đơn vị để được hỗ trợ. Nếu tham gia BHXH tự nguyện người lao động liên hệ với cơ quan BHXH nơi mình đang sinh sống hoặc làm việc để được hỗ trợ.

Thủ tục gộp sổ BHXH được thực hiện theo trình tự sau đây:

Chuẩn bị hồ sơ:

(1) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu số TK1-TS. Tại mục số 14 về nội dung thay đổi, cần ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH.

(2) Tất cả sổ BHXH cần được gộp.

(3) Các giấy tờ chứng minh nhân thân như: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy khai sinh, trích lục khai sinh.

(4) Bảng kê thông tin theo mẫu số D01-TS (nếu có): Các giấy tờ làm căn cứ để gộp sổ và điều chỉnh thông tin.

Nếu có số CMND/CCCD trên hai sổ BHXH khác nhau thì không cần phải làm hồ sơ điều chỉnh.

Thực hiện gộp sổ BHXH tại cơ quan nào?

Hiện nay, việc gộp sổ có thể do người lao động tự mình thực hiện hoặc do người sử dụng lao động thực hiện. Dù do cá nhân hay công ty thực hiện thì đều phải nộp hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện nơi người lao động tham gia bảo hiểm.

Trường hợp nếu là người lao động tham gia BHXH tự nguyện thì đến tại cơ quan BHXH để nộp. Nếu đang làm việc tại các doanh nghiệp thì doanh nghiệp thì doanh nghiệp/đơn vị sẽ hỗ trợ làm thủ tục gộp sổ BHXH nộp hồ sơ.

Doanh nghiệp thực hiện nộp chung hồ sơ Điều chỉnh thông tin và Gộp sổ BHXH nếu thông tin cần điều chỉnh là Thông tin cá nhân hoặc Quá trình đóng tại đơn vị hiện tại.
Nộp hồ sơ điều chỉnh trước trong trường hợp quá trình đóng cần điều chỉnh ở đơn vị cũ hoặc có quá trình tham gia BHXH, BHTN trùng nhau.

Thời hạn giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH

Kể từ khi cơ quan Bảo hiểm nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, hồ sơ sẽ được giải quyết trong khoảng thời gian tối đa là 10 ngày.

Trường hợp cần phải xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động tại các tỉnh hoặc nhiều doanh nghiệp thì thời gian tối đa là 45 ngày. Cơ quan Bảo hiểm sẽ có văn bản thông báo cụ thể cho trường hợp này.

Như vậy, nếu bạn đang đối diện với tình huống có nhiều hơn 1 sổ BHXH, hãy thực hiện thủ tục gộp để đảm bảo quyền lợi của mình và giúp cơ quan BHXH quản lý dễ dàng hơn. Làm bảo hiểm hy vọng những chia sẻ trên đây có thể mang lại cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy để lại ý kiến dưới phần bình luận của bài viết này.

Tài Phạm – EBH