Trong nhịp sống hiện đại, công việc ngày càng trở nên phức tạp và đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ. Với khối lượng công việc lớn, các đầu việc chồng chéo, việc sắp xếp và theo dõi tiến độ công việc trở thành một thách thức lớn đối với mỗi cá nhân và tổ chức. Dưới đây là top những phần mềm quản lý công việc được đánh giá cao hiện nay, hỗ trợ doanh nghiệp, cá nhân làm việc hiệu quả.
Tại sao cần phần mềm quản lý công việc?
Công việc chồng chéo việc sắp xếp thủ công truyền thống bộc lộ nhiều yếu điểm, phần mềm quản lý công việc đã ra đời và trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp, tổ chức và các cá nhân.
Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc:
- Tổ chức công việc hiệu quả: Giúp bạn sắp xếp công việc theo danh sách, dự án, ưu tiên, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những gì cần làm và khi nào cần hoàn thành.
- Quản lý dễ dàng: Cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ công việc, theo dõi tiến độ và giao tiếp với nhau một cách thuận tiện.
- Cập nhật nhanh chóng: Thông tiên, tiến độ làm việc được cập nhật nhanh chóng.
- Tăng tính minh bạch: Thông tin về công việc được lưu trữ tập trung, công khai trong nhóm, giúp mọi người nắm bắt được tình hình và tránh bị sót thông tin.
- Tiết kiệm thời gian: Phần mềm tự động hóa một số tác vụ, giảm thiểu thời gian dành cho các công việc hành chính.
Trong thời đại hiện nay, khi công nghệ chiếm lĩnh và xuất hiện trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội thì việc sử dụng phần mềm quản lý công việc trong doanh nghiệp trở thành giải pháp số hóa ưu việt đối với cá nhân và doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc hỗ trợ xử lý công việc nhanh, hiệu quả, giảm thiểu sai sót và một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ số hóa tạo ưu thế vượt trội.
Top những phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc hiệu quả, trong đó các phần mềm ứng dụng văn phòng được sử dụng nhiều nhất.
Phần mềm Cloud office
Phần mềm Cloud office là phần mềm văn phòng điện tử giúp quản lý công việc hiệu quả, được các doanh nghiệp, đơn vị ưa chuộng bởi tính năng tương tác cao, dễ sử dụng. Các tính năng nổi trội của iCloud office bao gồm:
- Quản lý văn bản toàn diện: Phần mềm có thể quản lý văn bản theo nhiều cách khác nhau như: quản lý văn bản phân cấp (nội dung được xem và không được xem, được sửa đổi hoặc không được sửa đổi), quản lý văn bản theo quy trình xử lý (hoàn thành hoạt chưa hoàn thành), quản lý theo tiến độ và ưu tiên công việc…
- Lưu trữ an toàn: Phần mềm Cloud office có thể lưu trữ số lượng lớn tài liệu tránh các nguy cơ bị đánh cắp, bị hư hỏng hay rò rỉ thông tin, là nơi lưu trữ an toàn cho các tài liệu nội bộ.
- Quản lý điều hành công việc: Thông qua phần mềm các nhà quản lý có thể tạo lập công việc từ văn bản đến, công việc phi giấy tờ, tạo lập, theo dõi, đánh giá tiến độ & kết quả thực hiện từng công việc, xây dựng kế hoạch công tác năm, quý hoặc tháng, tuần…
- Tích hợp nhiều tiện ích văn phòng: Mỗi cá nhân tự lập lịch làm việc, nhắc việc của mình, đơn vị lập lịch công tác. Bên cạnh đó, chức năng phân quyền và quản lý người dùng được thiết kế đặc biệt chi tiết giúp hoạt động nhóm tối ưu.
Phần mềm Cloud office được cung cấp bởi Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn – Một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các phần mềm quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực công. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn phòng điện tử, với phương pháp làm việc hiện đại chuyên nghiệp, tối ưu hóa mọi nguồn lực và quy trình làm việc.
Phần mềm Base là phần mềm
Phần mềm Base là phần mềm văn phòng do Công ty cổ phần Base Enterprise cung cấp và được nhiều doanh nghiệp yêu thích và lựa chọn để sử dụng. Phần mềm Base tích hợp nhiều tính năng vượt trội bao gồm:
- Tính năng lập kế hoạch thông minh: phần mềm khởi tạo danh sách công việc nhanh chóng dễ dàng, có thể theo dõi tiến độ dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ. Bên cạnh đó phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn nhờ số liệu chính xác
- Tính năng cộng tác linh hoạt: Thông qua hệ thống hệ thống người dùng có thể trao đổi nội bộ trên từng công việc hoặc dự án, chia sẻ và quản lý tài liệu chung thuận lợi và hiệu quả hơn.
- Tính năng báo cáo tự động: Người dùng có thể theo dõi tình hình mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, xuất các biểu đồ dữ liệu chính xác, trực quan và kiểm soát mức độ thành công của các dự án.
Base Office là một trong những phần mềm quản lý công văn, thông báo nội bộ hiện đại, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc. Thông qua phần mềm việc soạn thảo, phê duyệt và lưu trữ các văn bản chính thức trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Phần mềm Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án trực quan và linh hoạt, giúp người dùng có thể tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và cộng tác hiệu quả với đồng nghiệp. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Trello là giải pháp hoàn hảo cho các cá nhân, nhóm nhỏ và cả các doanh nghiệp lớn.
Ưu điểm:
- Giao diện thông minh;
- Dễ dàng sử dụng với các thẻ (cards), danh sách (lists) và bảng (boards);
- Phù hợp với đa dạng các dự án nhỏ và vừa, các dự án lớn;
- Tích hợp nhiều tính năng như quản lý nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, báo cáo…
- Phân quyền sử dụng, đảm bảo an toàn thông tin.
Phần mềm Trello hỗ trợ quản lý công việc được nhiều đơn vị, doanh nghiệp yêu thích. Khi sử dụng phần mềm Trello, công việc được theo dõi giám sát một cách sát sao, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và tăng tỷ lệ thành công.
Phần mềm quản lý công việc cá nhân Todolist
Todoist là một công cụ quản lý công việc cá nhân trực tuyến có thể cài đặt trên điện thoại di động. Todoist giúp cá nhân tổ chức, lên kế hoạch và theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày.
Ví dụ: Bạn có lịch họp với đối tác lúc 14 giờ trưa ngày mai. bạn chỉ cần đặt lịch trên phần mềm Todolist sẽ lên lịch nhắc nhở bạn vào đúng 14 giờ trưa ngày mai, cũng như tự động xếp công việc trên vào task tương ứng.
Với giao diện trực quan, dễ sử dụng và nhiều tính năng hữu ích, Todoist đã trở thành một lựa chọn hàng đầu cho những ai muốn tăng năng suất làm việc và giảm áp lực công việc. Phần mềm quản lý lịch làm việc Todolist hoàn toàn miễn phí trong kho ứng dụng trên các nền tảng di động, đây là một điểm cộng lớn cho người dùng.
Lưu ý khi sử dụng các phần mềm quản lý công việc
Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc là một cách hiệu quả để tăng năng suất và tổ chức công việc tốt hơn. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa các công cụ này, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Trải nghiệm đa dạng các phần mềm: Người dùng nên trải nghiệm đa dạng các phần mềm bằng cách dùng thử, sau đó mới quyết định mua để đảm bảo lựa chọn được phần mềm tối ưu nhất.
- Lựa chọn phần mềm phù hợp: lựa chọn phần mềm với đặc điểm, tính chất công việc của nội bộ doanh nghiệp, đơn vị.
- Tham khảo ý kiến: Lấy ý kiến của những người đã từng sử dụng các phần mềm này để có thêm thông tin. Trong trường hợp cần mà
Lựa chọn phần mềm phù hợp với văn hóa làm việc của đội nhóm: Phần mềm cần phải phù hợp với cách làm việc và quy trình của đội nhóm.
Trên đây là top những phần mềm quản lý công việc hiệu quả mà bạn có thể tham khảo sử dụng cho cá nhân và doanh nghiệp của mình. Lưu ý người dùng nên dành thời gian thử trải nghiệm các chức năng của phần mềm và tìm hiểu kỹ các chính sách của nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Xem thêm bài viết khác cùng chủ đề!
- Quản lý công việc bằng phần mềm: Tăng hiệu suất, tối ưu thời gian
- Top những phần mềm quản lý công việc hiệu quả
- Quản lý công việc là gì? Tại sao quản lý công việc quan trọng
- Cách quản lý công việc hiệu quả và tầm quan trọng
- Tổng hợp mẫu báo cáo công việc hàng ngày
- Sự cần thiết của báo cáo công việc trong quản trị doanh nghiệp
Để lại một phản hồi