Theo quy định, quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) của người lao động sẽ được ghi nhận đầy đủ, chính xác trên hệ thống của cơ quan BHXH. Tuy nhiên, nhiều người phát hiện dữ liệu bị thiếu, sai hoặc chưa được cập nhật, dẫn đến nguy cơ ảnh hưởng đến việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí và bảo hiểm thất nghiệp. Bài viết sau phân tích nguyên nhân, hướng xử lý và quy trình điều chỉnh theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
1. Tại sao quá trình tham gia bảo hiểm xã hội bị thiếu?
Theo Điều 23 Luật BHXH 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm khai báo, đóng và chốt sổ BHXH cho người lao động. Khi quá trình bị thiếu, có thể xuất phát từ một trong các nguyên nhân sau:
- Đơn vị sử dụng lao động chưa chốt sổ hoặc chốt sai thời gian tham gia: Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp chậm làm thủ tục báo giảm, báo tăng hoặc kê khai thiếu dữ liệu, gây ra khoảng trống thời gian tham gia trên hệ thống.
- Đơn vị nợ tiền BHXH hoặc đóng thiếu: Theo Điều 17 Luật BHXH 2014, doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng đầy đủ hằng tháng. Khi đơn vị nợ, cơ quan BHXH không xác nhận thời gian tương ứng, khiến dữ liệu bị thiếu.
- Sai thông tin cá nhân: Thông tin họ tên, ngày sinh, giới tính, CCCD sai so với hồ sơ gốc sẽ khiến hệ thống BHXH không thể đồng bộ, dẫn đến mất dữ liệu một phần hoặc toàn bộ thời gian của một giai đoạn.
- Người lao động thay đổi nhiều nơi làm việc nhưng đơn vị cũ không thực hiện đủ hồ sơ: Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải báo giảm lao động đúng thời điểm và chốt sổ khi NLĐ nghỉ. Nếu đơn vị không làm, thời gian đó sẽ không được ghi nhận.
- Đơn vị cũ mà người lao động làm việc bị giải thể, phá sản không bàn giao hồ sơ BHXH cho cơ quan BHXH: Khi doanh nghiệp đóng cửa không thực hiện nghĩa vụ cuối cùng với người lao động, hồ sơ về quá trình tham gia dễ bị thiếu hoặc thất lạc.
- Lỗi kỹ thuật hoặc dữ liệu cũ chưa được số hóa hoàn toàn: Một số sổ BHXH giấy trước năm 2016 bị ghi thiếu hoặc chưa được nhập đầy đủ, dẫn đến sai lệch khi đồng bộ lên hệ thống tập trung.
2. Phải làm gì khi phát hiện quá trình tham gia BHXH bị thiếu?
Theo Khoản 3, Điều 46, Quyết định 595/QĐ-BHXH, khi dữ liệu BHXH có sai sót, người lao động hoặc đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm đề nghị điều chỉnh. Để xử lý hiệu quả, người lao động nên thực hiện:
- Rà soát và đối chiếu toàn bộ quá trình tham gia: Kiểm tra bằng ứng dụng VssID, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc sổ BHXH (nếu còn). Việc này giúp xác định chính xác giai đoạn đang bị thiếu.
- Trao đổi với đơn vị đang làm việc hoặc đã nghỉ: Nếu phát hiện sai sót do doanh nghiệp cũ chưa chốt sổ, chưa đóng tiền hoặc khai báo sai, bạn cần yêu cầu họ lập hồ sơ điều chỉnh. Luật BHXH quy định đây là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động.
- Chuẩn bị hồ sơ chứng minh thời gian làm việc: Hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định tiếp nhận, điều chuyển, nghỉ việc, sổ BHXH giấy, phiếu trả lương, bảng chấm công… Những giấy tờ này rất quan trọng nếu doanh nghiệp cũ đã ngừng hoạt động hoặc không hợp tác.
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH khi doanh nghiệp đã giải thể: Theo Công văn 3663/BHXH-QLT, cơ quan BHXH sẽ căn cứ hồ sơ bạn cung cấp để xác minh và cập nhật thời gian đóng. Trong nhiều trường hợp, cơ quan BHXH sẽ phối hợp với cơ quan thuế, Sở KH&ĐT để truy lại thông tin.
- Theo dõi kết quả trên Cổng DVC: Sau khi nộp hồ sơ, bạn có thể tra cứu trạng thái xử lý để đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ vào hệ thống. Nếu có yêu cầu bổ sung, cần thực hiện kịp thời để tránh kéo dài.
3. Quy trình xử lý điều chỉnh thông tin quá trình tham gia BHXH
Theo quy trình điều chỉnh thông tin được nêu tại Điều 46, Quyết định 595/QĐ-BHXH, người lao động hoặc đơn vị thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nội dung điều chỉnh
Gồm điều chỉnh thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, CCCD), điều chỉnh mức đóng, thời gian tham gia, hoặc bổ sung giai đoạn bị thiếu.
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định
Hồ sơ điều chỉnh bao gồm:
- Tờ khai TK1-TS (theo mẫu của BHXH Việt Nam);
- Sổ BHXH (bản giấy, nếu còn);
- Văn bản đề nghị điều chỉnh của doanh nghiệp hoặc người lao động;
- Giấy tờ chứng minh quá trình làm việc (HĐLĐ, lương, quyết định, bảng công…);
- Trường hợp điều chỉnh do đơn vị nợ đóng: doanh nghiệp phải làm thủ tục truy đóng theo quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH có thẩm quyền
Nộp tại BHXH quận/huyện nơi đơn vị đang tham gia; hoặc nộp tại BHXH nơi cư trú nếu người lao động tự nộp do doanh nghiệp đã giải thể, bỏ trốn. Hồ sơ có thể nộp online thông qua Cổng DVC quốc gia hoặc qua phần mềm BHXH điện tử do tổ chức IVAN cung cấp.
Bước 4: Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu
Cơ quan BHXH sẽ đối chiếu dữ liệu trên hệ thống với hồ sơ giấy, xác minh thông tin tại đơn vị cũ và các cơ quan liên quan (nếu cần). Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH tiến hành cập nhật dữ liệu.
Bước 5: Cập nhật dữ liệu và trả kết quả
Khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan BHXH cập nhật thời gian bị thiếu, điều chỉnh thông tin cá nhân hoặc mức đóng. Kết quả trả qua Cổng DVC hoặc tại bộ phận một cửa. Người lao động nên kiểm tra lại dữ liệu trên VssID để đảm bảo đã được cập nhật đầy đủ.
Việc thiếu quá trình tham gia BHXH không chỉ gây khó khăn trong đối chiếu hồ sơ mà còn có thể ảnh hưởng đến quyền lợi khi hưởng các chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí và thất nghiệp. Người lao động hoàn toàn có thể yêu cầu điều chỉnh nếu phát hiện sai sót. Do đó, người lao động nên chủ động kiểm tra dữ liệu, phối hợp với đơn vị sử dụng lao động và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình xử lý nhanh chóng, chính xác và bảo vệ trọn vẹn quyền lợi của bạn.
Làm bảo hiểm (lambaohiem.com) mong rằng những thông tin được cung cấp trên đây có thể mang lại cho bạn đọc những thông tin hữu ích. Nếu bạn cần hỗ trợ, có thể để lại góp ý dưới phần bình luận của bài viết này. LBH luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn.
Tác giả: Dương Nguyễn
Bài viết cùng chủ đề!
- Quá trình tham gia bảo hiểm xã hội bị thiếu thì phải làm sao? Giải đáp chi tiết
- Điều kiện, thủ tục hưởng chế độ ốm đau khi chăm sóc con nhỏ dưới 7 tuổi bị ốm 2025
- Người tham gia rút bảo hiểm xã hội 1 lần ở đâu?
- Người lao động mất sổ có được rút BHXH một lần không?
- Đang đi làm có được rút bảo hiểm xã hội một lần không?
- Có nên tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện không?
Để lại một phản hồi